Efekty w pracy. Motywacja jest przereklamowana, postaw na dyscyplinę i dobre nawyki

Poczucie zmęczenia… wydłużająca się lista rzeczy do zrobienia… ciągłe zastanawianie się dlaczego znowu nie udało nam się dokończyć zaplanowanych zadań. Jeżeli jesteś niezadowolony z  przebiegu Twojego dnia pracy, to znak, że nadszedł czas, aby coś zmienić i wprowadzić dobre nawyki, które sprawią, że Twoja praca będzie bardziej efektywna.

Dlaczego naszym zdaniem motywacja jest przereklamowana?

Brak motywacji stał się często powtarzaną wymówką. Oczywiście jesteś szczęściarzem gdy przychodząc do pracy z zadowoleniem i energią wykonujesz swoje obowiązki. Jednak większość pracowników sama nie wie co sprawia, że są zadowoleni z pracy. Dlatego aby zakończyć dzień z poczuciem satysfakcji i “odhaczoną” listą zadań, warto wprowadzić trochę samodyscypliny.

Dlaczego praca nad niektórymi zadaniami nie przynosi oczekiwanych efektów?

Dzieje się tak dlatego, że podczas wykonywania zadań wiele czynników nas rozprasza. Wiadomość email na którą odpisujemy od razu, nagły telefon, pytanie współpracownika: te przykładowe zdarzenia odrywają nas od pracy nad zadaniem, które wymaga skupienia.

Cal Newport w książce “Praca głęboka” przywołuje badania nad zależnością efektywności pracy a przerywaniem zadań. Badania były przeprowadzone przez  Sophie Leroy, profesor biznesu na University of Minnesota. Wyniki badań zostały opublikowane w artykule zatytułowanym “Why Is It So Hard to Do My Work?” 

Autorka wprowadziła pojęcie, które nazwała residuum – resztą uwagi. Zauważyła, że pracownicy umysłowi wysokiego szczebla częściej pracują nad wieloma projektami na raz. “Chodzenie z jednego zebrania na drugie, praca nad jednym projektem, a zaraz potem konieczność przerzucenia się na inny – to chleb powszedni w firmach”, wyjaśnia Leroy. Problem z taką strategią pracy polega według autorki na tym, że kiedy przechodzimy od zadania A do zadania B, nie koncentrujemy uwagi w całości na nowym zadaniu – jej reszta pozostaje przy poprzednim. Ta reszta jest duża zwłaszcza wtedy, gdy pracowaliśmy nad zadaniem A z małą intensywnością, bez ścisłych terminów. Ale nawet po wykonaniu zadania A, nasza uwaga pozostaje na jakiś czas podzielona. 

Leroy zbadała wpływ tego efektu na wyniki pracy, zmuszając uczestników badań do przerzucania się z jednego zadania do drugiego. W jednym z eksperymentów badani rozwiązywali zestaw łamigłówek językowych. Leroy przerywała im i kazała zająć się nowym trudnym zadaniem: czytaniem życiorysów kandydatów do pracy i podejmowaniem hipotetycznych decyzji o zatrudnieniu. Podczas innego eksperymentu pozwalała badanym rozwiązać łamigłówki i dopiero potem powierzała im nowe zadanie. Pomiędzy jednym a drugim zadaniem badani otrzymywali do rozwiązania językowy test decyzyjny, dzięki czemu Leroy mogła określić wielkość reszty uwagi pozostałej po pierwszym zadaniu. 

Wyniki tych i podobnych eksperymentów nie pozostawiały wątpliwości: osoby, u których zaobserwowano efekt residuum uwagi po zmianie zadania, osiągali gorsze wyniki podczas wykonywania następnego zadania. 

Przeskakiwanie z pracy nad jednym zadaniem do drugiego jak również  przerywanie pracy nad zadaniem, które wymaga koncentracji, sprawia, że efekty są gorsze i potrzebujemy więcej czasu do zakończenia go.

W jaki sposób możemy osiągnąć lepszą efektywność w pracy nad zadaniami wymagającymi pracy w skupieniu?

Planuj swoje zadania.

Im bardziej konkretnie, tym lepiej. Możesz w tym celu używać zwykłego kalendarza lub narzędzi dostępnych online, np. Google Keep. Staraj się nadawać zadaniom priorytety. 

Staraj się nie robić kilku rzeczy na raz.

Dopiero gdy skończysz pracę nad jednym zadaniem, przejdź do kolejnego. Wielozadaniowość jest obecnie uznawana za mit. Lepsze efekty osiągniemy gdy skupimy się na jednym zadaniu.

Wyrób w sobie dobre nawyki.

Wybierz miejsce i określ długość pracy.  Może to być po prostu Twoje zwykłe uporządkowane biurko po zamknięciu drzwi w pokoju lub np. sala konferencyjna. Bez względu na to, gdzie pracujesz, pamiętaj o ustaleniu długości trwania pracy w skupieniu. Powinna być ona krótkim wyzwaniem, a nie harówką.

Określ zasady.

Na przykład możesz ustalić zakaz korzystania z internetu albo ustalić miernik efektywności, taki jak liczba słów napisana w ciągu 30 minut. Poinformuj współpracowników, że przez określony czas będziesz pracować nad czymś ważnym, wycisz telefon lub włącz tryb samolotowy, wyłącz program pocztowy.

Wprowadzenie nawyków pracy w skupieniu początkowo nie będzie łatwym zadaniem. Jednak gdy będziemy systematyczni w naszych postanowieniach, z czasem poradzimy sobie z chaosem w miejscu pracy i będziemy osiągać lepsze efekty, a co najważniejsze – nie   będziemy odkładać na później tego co jest ważne. Pamiętajmy również, że problem z efektywnością ma wielu pracowników. Z badań wynika, że aż 66% codziennych zadań jest przerywana przez maile, telefony i zapytania od współpracowników. Prawie 60% pracowników czuje presję, aby wykonywać wiele rzeczy na raz, a 46% nie ma czasu, żeby myśleć koncepcyjnie. Czy tak naprawdę świat się zawali, jeżeli zamiast rzucić wszystko by odebrać telefon czy odpisać na maila dokończymy  pracę nad ważnym zadaniem? Na to pytanie musimy odpowiedzieć sobie sami.